Jasa Notulen-si

Notulen-si bisa diartikan banyak. Tetapi intinya adalah membuat rekaman tertulis mengenai suatu acara, bisa itu seminar, rapat, FGD, training, workshop, diskusi tertutup, dll. Rekaman tertulis itu biasanya memuat catatan jalannya kegiatan sidang, rapat.

Hasil notulensi ini bisa berupa rekaman proses dimana setiap proses perjalanan sebuah acara atau alur acara beserta isinya tercatat. Bisa juga berupa poin-poin penting dari sebuah acara dimana rumusan dari acara itu langsung tersaji dan dapat diakses saat acara berlangsung, atau berupa resume, notula, minutes yang bisa diakses oleh seluruh peserta acara setelah acara berlangsung untuk dipakai keperluan lanjutan dari acara tersebut.

Jika di Indonesia, notulen itu biasa diartikan sebagai orang yang melakukan perekaman proses sebuah acara sehingga satu acara tersebut mempunyai dokumen tertulis. Seperti contoh percakapan ini. Tanya: “Siapa notulen rapat sekarang?”. Jawab: “Oh, si A”.

Saya akan memakai istilah notulen disini untuk memposisikan seseorang yang menotulensi sebuah acara (bagi yang lebih paham bahasa Indonesia yang baik dan benar CMIIW ya).

Pada pelatihan-pelatihan, rapat, diskusi, FGD, penting untuk memiliki seorang notulen yang melakukan rekam proses acara. Sehingga dokumentasi dari sebuah acara itu tidak hanya dokumentasi foto atau video saja, tetapi juga rekaman alur acara.

Apa keuntungan menggunakan notulen dalam setiap acara?

1. Siapapun yang tidak mengikuti acara itu, jika ia membaca rekaman proses atau notulensi, maka ia akan mendapatkan gambaran seperti apa sebuah acara itu berlangsung, apa saja yang menjadi topik pembahasan, siapa yang terlibat didalam acara tersebut, bagaimana proses pengambilan keputusan, bagaimana alur pelatihan berlangsung, dan sebagainya.

2. Bisa menjadi lampiran dari sebuah laporan kegiatan dan laporan keuangan. Dengan adanya notulensi, maka akan tergambar proses acara tersebut, dan bagi pengambil kebijakan, stakeholders, atau pemberi dana akan tahu bagaimana sebuah acara berlangsung dan bisa mendapat gambaran kira-kira apa rumusan keputusan atau hasil dari acara tersebut. 

3. Sebagai bahan evaluasi. Sehingga terlihat sejauh mana acara berjalan, apakah sesuai dengan skedul, sesuai dengan tujuan, sesuai dengan sasaran, dan sebagainya. Bisa menjadi bahan perbaikan modul pendidikan, susunan acara, dan bahkan bisa menjadi sebuah rumusan baru bagi acara selanjutnya.

Lantas, siapa yang bisa menjadi notulen? Bisa siapa saja. bisa dari kalangan internal, bisa juga menggunakan jasa atau tenaga dari luar, tergantung kebutuhan. Jika dalam acara itu semua peserta adalah kalangan internal, maka membutuhkan tenaga dari luar. Tetapi jika sudah ada orang yang ditunjuk khusus untuk melakukan notulensi, maka tidak perlu menggunakan tenaga dari luar. Keuntungan jika menggunakan tenaga dari luar, peserta tidak akan merangkap menjadi notulen, sehingga dia bisa total berkontribusi untuk acara tersebut. Semua tergantung kebutuhan dari masing-masing institusi/lembaga.

Apa yang harus disiapkan untuk melakukan notulensi? Pertama, alat rekam. dulu, alat rekam yang biasa digunakan adalah tape recorder, kaset dan batre. Biasanya satu kaset 60′ itu membutuhkan 2 batre. Sehingga, jika acara itu berlangsung dari jam 09.00 sampai jam 17.00 maka dibutuhkan kurang lebih 8 kaset dan 16 batre. Sekarang, alat rekam yang biasa digunakan adalah digital voice recorder. Ini lebih praktis dan tidak mengeluarkan biaya untuk pembelian kaset dan batre.

Kedua, komputer/laptop/notebook/netbook dan sejenisnya. Benda ini akan digunakan oleh notulen mencatatkan proses acara.

Ketiga, infocus. Benda ini diperlukan jika dalam acara tersebut membutuhkan tampilan poin-poin kesepakatan yang terjadi dalam acara itu.

From hard copy to soft copy

Banyak hard copy file -naskah, draft, bahan literatur/referensi dari buku, jurnal, majalah, paper, dokumen, arsip, catatan penting yang kita anggap penting dan kita simpan. Tetapi pada saat kita perlukan sering kali terlupa dimana kita menyimpannya. Kadang terselip dalam tumpukan kertas, buku, koran, majalah, terselip di rak, tergeletak di laci, tersembunyi dilemari atau bahkan teronggok bawah kolong meja. Saat kita cari, kita tidak ingat dimana menaruhnya. Saat kita butuh, kita repot mencarinya. Padahal, apa yang kita butuhkan ada dalam file itu. Jika sudah ditemukan, barangkali file itu sudah berdebu, berjamur, terkena noda, atau bahkan dimakan rayap dan bau. Ini tentu tidak mengenakkan.

Agar hard copy file mudah kita temukan saat kita perlukan, mudah kita telusuri keberadaannya, mudah kita lihat isinya, maka salah satu jalan adalah memindahkan hard copy file tersebut diatas menjadi soft copy file. Pemindahan bentuk dari hard copy menjadi soft copy bisa dengan cara berikut, contohnya jurnal. Kita bisa menscan atau memotret jurnal tersebut dan menyimpannya dalam bentuk soft file. Bentuk ini tentu tidak dapat di format ulang dan di edit. Bisa juga kita ketik ulang seluruh jurnal tersebut, atau sebagian isi jurnal tersebut yang kita anggap penting. Dengan demikian, kita bisa memformat ulang, menyadur atau mengeditnya.     

Memindahkan hard copy file menjadi soft copy file adalah pekerjaan membutuhkan tenaga, waktu, kecermatan dan ketelitian. Jangan sampai ada kata atau bahkan kalimat yang terlewat. Bagi sebagian orang, hal ini bukanlah pekerjaan yang cepat, tetapi pekerjaan yang akan memakan waktunya, padahal file tersebut penting dimiliki dalam bentuk soft file. Tetapi jika dilakukan akan terasa manfaatnya jika soft copy dari file itu sudah kita miliki.

Lantas, dimana kita bisa simpan soft file tersebut? Bisa di e-mail, blog, website, bahkan CD, DVD, flash disk, dst.

Keuntungan mempunyai file dalam bentuk soft copy file adalah akses mobilitasnya. Kita dapat mengakses soft file dimana pun kita mau. Kita dapat mengedit, mengcopy, mereview, bahkan mempublikasikannya saat kita inginkan. File dalam bentuk soft copy akan lebih aman jika tersimpan dalam e-mail, blog atau website pribadi kita yang memang kita sengaja buat dan kita proteksi untuk menyimpan file-file tersebut. Keuntungan lain adalah terbebas dari masalah debu, jamur, terkena noda, bau dan dimakan rayap. Jadi, tidak ada salahnya mulai memindahkan hard copy file kita menjadi soft copy file dari sekarang.